RPA（Robotic Process Automation）とは、デジタル技術を活用し、主にホワイトカラーの業務領域で業務の効率化を図り、生産性の向上を図ることを指す。例えば、これまでは人力で行っていた請求書の発行やメール処理を自動化することが挙げられる。

オフィスワークでは、情報の発生と、その情報を集め、集約して、適時その情報を提供する流れを作っていると言える。この「情報作り」の生産現場は、情報の発生以降、入力・結合・検索・出力・照合・通知のステップを組み合わせながら、ルールに基づいた条件分岐をかけている一連の流れといえる。そこに「モノ作り」のような一連の流れを示す設計図があれば、まるで生産現場のようにオフィスワークの自動化ができる素地が生まれる。

入力・結合・検索・出力・照合・通知を組み合わせながらルールに基づいた条件分岐をかける一連の流れを明確化した時、RPAは7つの機能を通じて、人の行っていた業務を補完する。

①項目指定＆操作
Webページにある「次へ」のボタンをクリックする、ウィンドウを閉じる、決められた範囲を選択するなど

②入力
IDやパスワード、氏名やメールアドレスなど、文字を記憶し、自動で入力する

③コピー＆ペースト
WebサイトからExcelへのデータ転載など

④繰り返し
あるWebサイトを1時間に1回チェックする、Excelのあるデータをコピー＆ペーストし続ける

⑤メール
メールの操作

⑥条件分岐
「もし〜だったら」という条件をつけて次の行動を指示できる

⑦コマンド実行
Windowsの「コマンドプロント」を使い、文字でパソコンを制御したり、周辺環境を確認したりする

1つ1つはシンプルだが、これらのステップを上手に組み合わせることによって、これまで人が行ってきた業務を代替することが可能になる。

RPAは、これまで人間が考えてきたムリ、ムダ、ムラの発想や着眼ポイント、物事の優先順位付けを再定義する機会を提供することができる。その契機となるのが、連続して24時間365日、クライアントパソコンを介さず、サーバーサイドでタイマー設定の上、自動で実行できることが挙げられる。従って、この機能を通じて、作業を自動化、即ちRPA化するだけにとどまらず、業務の流れ、仕組みそのものをRPA化することができる。

デジタルレイバーを導入するとは、ワークスデザインすることである。そのデザインにあたって最初にすべきことは、現在の業務の棚卸しである。普段の仕事を最低でも部署単位で洗い出し、どこをデジタルレイバーの仕事として切り出せるかを見極め、ルーティンワークを人からデジタルレイバーに代替していくのが最も重要になる。