説明や描写をする場合も、2ステップを使う。

①相手にとってわかりやすい言葉を使う
②相手にとってわかりやすい手順で話す

説明の手順のルールは次の3つである。

①最初に、シンプルかつ、十分な定義を持ってくる
何かを説明する時には、まず定義を言う。定義を聞けば「ああ、そういうモノ・人・コトね」と最低限のイメージがつかめる。

②詳細説明は「何を入れて、何を捨てるか」が鍵
詳細には、原因や歴史など色々ある。まず、自分が持っている詳細情報を全部ふるいにかけて、どの情報を入れて、どの情報を捨てるかを決める。ここでも「相手目線」で考える。

③詳細の並べ方は、逆ピラミッドで
重要度の高いものから低いものへと、重要度順に情報を並べていく。情報の種類を考え、それにラベルをつけ、どの情報の重要度が高いか判断する。

①とにかく結論を最初に言う
何が比較的重要か判断しづらい時は「もしも相手が話を最後まで聞けなかったとしたら、何を優先的に聞いておいてもらいたいか」と自問してみる。

②相手に合った話し方で話す
相手の年齢・職業・バックグラウンド、知識などをなるべく考慮して、相手にとってわかりやすい言葉で話す。

③話全体の流れを見せる、これから何を話すのか予告する
どんなにわかりやすい順序と言葉で話しても、この話はいつまで続くのだろうと思わせてしまっては、相手にストレスを与える事になる。意見がそこそこの長さになる時は、全道のりをガイドする。ガイドするパターンは2つ。

・意見全体の流れを最初に予告する
・まず結論を言い、続けて根拠を言う。「なぜかというと」などの表現を使う

④大事な箇所は繰り返す
繰り返す時は、表現を微妙に変えて言うか、「先程の繰り返しになってしまいますが」などと枕詞をつける。

⑤断定的な口調は避ける
どんなに素晴らしい意見でも、断定的に言われると反感を覚えてしまう事がある。

⑥あくまでも自分の一意見である事をアピール
議論などの場では特に「私は、意見の多様性を尊重しています」とアピールする事も大事である。

⑦手を効果的に使う
人間は耳から得た情報よりも、目から得た情報の方が理解しやすい、という傾向があるため、手の動きは効果的である。

⑧相手の目を見る
じーっと見入るのではなく、「あなたを信頼していますよ」というイメージで、リラックスして微笑みつつ見る。

⑨伝えるための「良い声」を意識する
お腹から声を出すのは苦手という方は、お腹に口があるつもりで、ゆっくりと「大きな」と言ってみると、良い声が出る。