ムダな会議、ダメな会議をどうすれば効率化できるのか？
会議の変革や効果的な意思決定を支援するコンサルタントが、シンプルにできる会議の原則を紹介しています。


■ダメな会議をやめよう
僕達は長い間、専門家から「会議が多すぎる」と言われ続けてきた。社内連絡のメモさえしっかりしていれば、会議などする必要はないはずだと、繰り返し言われ続けてきた。しかしそのアドバイスが聞き入れられたためしは一度もない。

ダメな会議の悲劇は、招集した人だけには達成感があるものの、出席したメンバーには何も得るものがない事だ。時間のムダよりもひどい事に、役立たずな会議文化は、どんな課題に対して、どうやって集中し、どんな意思決定を下すかまでも変えてしまっている。

会議があるおかげで、僕達は本来やるべき仕事から遠くかけ離れてしまっているのに、何の疑問も抱かなくなってしまっている。ダメな会議をやめるだけで、効果的な意思決定を行い、やるべき仕事を成し遂げる事ができる。

■今どきの会議が抱える2つの危険性
①伝統的な会議方法は、妥協する企業文化をもたらす
革新的なアイデアを推し進めるためには、リーダーが必要になる。しかし、ダメな会議では、誰もが責任を持たず、出席者全員が傍観者になってしまう。画期的なアイデアが会議に諮られても、議論の途中でその革新性は薄められ、最後は無難な決定となるか、何の意思決定も下されない事になる。

②伝統的な会議方法では、物事を急いで進められなくなる
集中して仕事をしようとしても、一日のうちに会議でたびたび業務が中断されては、企業にとって本当に大切な課題に手を打つ事すらできなくなってしまう。

■モダンミーティングの原則
①すでにある意思決定を後押しする
②素早く進行し、時間通りに終わる
③出席者を制限する
④準備不足を許さない
⑤必ずやり遂げるためのアクションプランを創り出す
⑥情報シェアはしない。資料には事前に必ず目を通さなければならない
⑦ブレインストーミングと併用されてこそ、よりその威力を発揮する

著者 アル・ピタンパリ

モダン・ミーティング・カンパニー代表 アーンスト・アンド・ヤングのITアドバイザーとして活躍。その後はビジネスコンサルタントとして、NASA、ボーイング、ハーツ、ノキアといった企業や団体に協力し、環境変化への適応をサポートしている。