プロフェッショナルな資料を作成するには、「何のために」「誰に」「何を」「どうやって」という4つのフレームワークで、概要を押さえる。

①資料作成の「目的」を明らかにする
②「ターゲット」を設定し、分析する
③ターゲットに対し、相応しい「メッセージ」を作成する
④効果的に伝えるために「構成」を考える
⑤「ビジュアル化」する

資料作成する際には、まず「目的」「ターゲット」「メッセージ」「構成」といったステップの前段部分を紙に書き、それから一気にパソコンで作る。いきなりパワーポイントを立ち上げず、まず紙に書けば、本質的メッセージしか書けず、それを確認することができる。

目的は3段階で設定する。
①どんな行動をとってもらいたいのか
②そのために何を理解してもらいたいのか
③そのためにどのような状態にするべきか

目的が不明瞭で損をしている資料は多い。営業資料で「こういった商品があります」といった説明だけで、相手から「それで？」と返されてしまうケースが典型。相手にどんな行動をとってもらいたいかを意識し、それを一言で明快にまとめることがポイント。

ビジネスの資料は、ほとんどの場合、相手に訴えてそこから何らかのアクションを引き出すために作る。よって、相手がどうしたら動くのかといったターゲット分析は、徹底的に行う必要がある。

ターゲットを知るには、プロファイリングを行う。相手の人物像や保有する情報を分析することで、相手の「期待」や「理解」のレベルを明らかにし、何をどのように伝えるのが効果的かという仮説を構築する。

プロファイリングデータは、インターネット等の情報やターゲットの周りの人、同僚や側近、秘書などから集める。仮説を導く際には、相手の現在地を把握した上で、役職や部門、業界、時系列などをスライドさせた視点・視座を盛り込み、いい意味で期待を裏切ることができるかがポイント。

メッセージを作るにあたっては「主張」と「根拠」がともに揃っているか。主張に「◯◯すべき」というアクションが含まれているのか。メッセージがしっかりメッセージになっているのかを確認すること。

説得力のあるメッセージは、以下の要件を満たす必要がある。
①ロジックエラーがない
②5回以上の「なぜ？」に耐えうるほど、根拠がしっかりしている
③相手の感情に染み入る
④前面に自分の感情を出しすぎない